Заявка на участие в закупке: как заполнить, чтобы не отклонили (2025)

Дляправильной подготовки заявки достаточно следовать правилам заполнения форм, внимательно проверять финальный комплект документов, ведь именно его поставщик будет подавать дляучастия взакупке.

Работа надзаявкой дляучастия взакупке включает несколько этапов. Прежде всего вам нужно проанализировать документацию, изучить техническое задание, проект контракта ивнимательно ознакомиться синструкцией заказчика позаполнению заявки.

Если после этого остались непонятные моменты потехническому заданию илипроекту контракта, попросите заказчика их разъяснить.

Далее нужно составить нужные формы иприкрепить, заверить изадекларировать нужные документы. Поитогам этой работы формируется единый комплект заявки.

Атеперь разберемся скаждым этапом подробнее.

Требования кзаявке научастие вэлектронном аукционе по44-ФЗ

Согласно ст. 66, заявка состоит издвух частей, содержание каждой изних имеет свои особенности.

Первая часть заявки

Вней должно быть согласие участника аукциона поставить товар (выполнить работы илиоказать услуги) натех условиях, которые указаны вдокументах обэлектронном аукционе. Эти условия невозможно изменить после того, как аукцион был проведен.

Также первая часть заявки включает конкретные показатели товара, соответствующие тем, которые указаны вдокументах аукциона, иуказание натоварный знак, если он есть. Показатели нужно указывать только втом случае, если взакупке будет использоваться товар.

Вторая часть заявки

Она включает:

• сведения обучастнике закупки: контактные ипаспортные данные, ИНН илиего аналог дляиностранных лиц, ИНН учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа (если они есть);
• документы илиих копии, которые могут подтвердить, чтоучастник аукциона соответствует требованиям п.1 ч.1 ст. 31 Закона №44-ФЗ, идекларация отом, чтоучастник соответствует требованиям пп.3-9 ст. 31 Закона №44-ФЗ;
• копии документов, которые подтверждают, чтотовары, работы иуслуги (ТРУ) соответствуют требованиям законодательства, если документация обэлектронном аукционе требует предоставлять такие документы;
• решение илиего копия ободобрении илиосовершении крупной сделки, если такое требование установлено законодательством илиучредительными документами юрлица иесли дляучастника аукциона заключаемый контракт илипредоставление обеспечения заявки научастие ваукционе иисполнения контракта— крупная сделка;
• документы, которые доказывают, чтоучастник электронного аукциона имеет право получать преимущества всоответствии сост. 28 ист. 29 Закона №44-ФЗ;
• декларация отом, чтоучастник аукциона— малый предприниматель илисоциально ориентированная НКО, если заказчик установил ограничение, предусмотренное ч.3 ст. 30 Закона №44-ФЗ.

Требования ксоставу заявки поэлектронному аукциону состоят издвух частей: впервой части— согласие участника иконкретные показатели товара, если он используется; вовторой части— сведения обучастнике, документы, подтверждающие, чтоон соответствует требованиям Закона №44-ФЗ, копии документов натовар идекларации, если участнику аукциона предоставляется преимущество.

Детали требований кзаявке дляучастия вэлектронном конкурсе илизапросе котировок могут отличаться, нообщая структура будет такойже: согласие, сведения обучастнике, подтверждающие документы идекларации.

Элементы заявки

Соответствие требованиям

Важно, чтобы заявка соответствовала единым требованиям законодательства (ст. 31 Закона №44-ФЗ). Ипрежде всего требования предъявляются клицам, которые осуществляют поставку товара.

Так, если участник закупки— медицинская организация, унего обязательно должна быть лицензия направо выполнять работы иоказывать услуги. Ее нужно приложить кзаявке. Важно незабыть указать всоставе заявки приложение, иначе лицензию незасчитают изаявку отклонят.

Если деятельность участника предполагает членство всаморегулируемой организации, например, строительной, кзаявке нужно приложить выписку изэтой саморегулируемой организации.

Например, Градостроительный кодекс предполагает, чтодлявыполнения некоторых работ обязательно нужно быть членом саморегулируемой строительной организации либо, например, проектно-изыскательских работ. Приучастии втакой закупке кзаявке нужно приложить новую выписку (срок давности такой выписки— один месяц). Просроченная выписка незасчитывается как подтверждающий документ.

Также ст. 31 Закона №44-ФЗ предъявляет единые требования кучастнику закупки. Аименно:

• он недолжен находиться впроцессе ликвидации, вотношении участника недолжна быть инициирована процедура банкротства;
• его деятельность недолжна быть приостановлена;
• унего недолжно быть задолженности поналогам, сборам иплатежам вбюджет;
• отсутствие судимости заэкономические преступления;
• он недолжен быть привлечен кадминистративной ответственности;
• между участником закупки изаказчиком недолжно возникать конфликта интересов;
• участник закупки неможет быть офшорной компанией;
• он должен обладать исключительными правами нарезультаты интеллектуальной деятельности (если такое требование установлено, например, длязакупки важны авторские права);
• участник недолжно быть вреестре недобросовестных поставщиков;
• кнему недолжны применяться законодательные ограничения дляучастия взакупке.

Как подтвердить соответствие требованиям

Все требования можно оформить ввиде декларации (информационного письма). Торговые электронные площадки предлагают шаблоны, которые можно использовать длядекларирования пунктов. Отдельно получать справки всуде иналоговой ненужно— Закон №44-ФЗ этого нетребует.

Если законодательство устанавливает копределенным видам работ дополнительные требования кквалификации, укаждого оператора площадки, где поставщик будет участвовать взаявке, нужно пройти соответствие дополнительным требованиям (Постановление Правительства от04.02.2015 №99).

Сведения обучастнике закупки

Такая анкета включает всебя:

• наименование, фирменное наименование;
• местонахождение (юридический адрес, тоесть место регистрации компании), почтовый адрес (дляюрлица);
• ФИО, паспортные данные, место жительства попрописке (дляфизлица). ИП ненужно указывать ванкете фактический адрес— это ошибка;
• номер телефона (это поможет связаться сучастником дляуточнения вопросов поконтракту);
• ИНН участника закупки;
• ИНН учредителей;
• ИНН членов коллегиального исполнительного органа, например, совета директоров;
• ИНН лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа участника, например, директора, гендиректора илииногда управляющей компании (ИНН позволяет заказчику передзаключением контракта проверить, естьли участник закупки иего учредители вреестре недобросовестных поставщиков).

Можно использовать рекомендованную форму анкеты участника илисоздать свою. Закон №44-ФЗ необязывает участника закупки строго следовать формам, указанным заказчиком вдокументации.

Копии документов, подтверждающих соответствие ТРУ требованиям законодательства

Всостав заявок многих закупок должны входить копии документов наТРУ. Например, длямедицинских изделий это может быть регистрационное удостоверение илисвидетельство огосрегистрации товара.

Заказчик может потребовать участника предоставить всоставе заявки сертификат соответствия илидекларацию соответствия наконкретное изделие.

Нужно обращать внимание нато, требуютсяли бессрочные документы (например, регистрационное удостоверение исвидетельство огосрегистрации) илидокументы сосроком действия. Например, сертификат соответствия натовар обычно действует два года.

Если приложить кзаявке просроченный документ, заявку отклонят. Важно проверять срок действия всех документов, которые прикладываются кзаявке.

Если документы сопровождают товар припоставке, например, это паспорт качества натовар, тозаказчик неимеет права требовать его всоставе заявки, так как этот документ идет наконкретную партию товара изаказчик неможет его предоставить приподаче заявки научастие взакупке, потому чтоунего еще нет товара вналичии.

Документы, подтверждающие право участника наполучение преимуществ

Преимуществами призакупках могут пользоваться организации инвалидов, уголовно-исполнительной системы. Кроме того, некоторые закупки проводятся только длямалых предпринимателей исоциально ориентированных НКО.

Документы всоответствии сост. 14 Закона №44-ФЗ (запреты, ограничения, условия допуска иностранного товара иприменение национального режима)

Некоторые закупки непозволяют поставлять иностранные товары. Вэтом случае поставки иностранного товара могут привести кштрафам, например, удержанию 15% изсуммы контракта. Вкаждом конкретном случае нужно учитывать нюансы конкретного постановления правительства понацрежиму.

Нужно обязательно декларировать страну происхождения предлагаемых кпоставке товаров пообщероссийскому классификатору стран мира. Например, можно указать, чтотовар изРоссии илиизРоссийской Федерации, нонеизРФ.

Некоторые постановления предполагают, чтонужно приложить определенный документ, например, сертификат СТ-1— это сертификат остране происхождения товаров, который подтверждает, чтотовар был произведен вРоссии.

Вст. 14 Закона №44-ФЗ можно проверить, применяетсяли нацрежим кконкретному товару. Если он неприменяется, указывать иподтверждать страну происхождения товара ненужно.

Как правильно конкретизировать товар

Обычно этот этап вызывает наибольшие затруднения утех, кто начинает участвовать взакупках.

Взаявку научастие вэлектронном аукционе нужно включать, помимо согласия участника напоставку товара, выполнение работы илиоказание услуги, наименование страны происхождения товара, конкретные показатели товара иуказание натоварный знак (приналичии).

Взаявку научастие вэлектронном конкурсе нужно включать согласие участника, предложение участника окачественных, функциональных иобэкологических характеристиках объекта, если вконкурсной документации установлен критерий, предусмотренный п. 3 ч.1 ст. 32 Закона №44-ФЗ, наименование страны происхождения товара, если установлены ограничения, иконкретные показатели товара иуказание натоварный знак.

Нужно указывать конкретные характеристики товара ипредоставить согласие, если закупка связана споставками товара, атакже если закупка навыполнение работ, оказание услуг содержит требования кприменяемому товару илиматериалу.

Указания конкретных характеристики товара нетребуется, достаточно одного согласия тогда, когда закупка навыполнение работ, оказание услуг несодержит требований кприменяемому товару илиматериалу, атакже если дело касается закупки построительству спроектной документацией.

Согласие подтверждает, чтовы можете исполнить все требования документации, включая техническое задание ипроект контракта.

Конкретные показатели товара

Параметры качества итехнические характеристики товара нужно указывать, ориентируясь наГОСТ. Например, дляцементного раствора ГОСТ-28013-98 определяет назначение (кладочный илиштукатурный), расслаиваемость, водоудерживающую способность, марку поподвижности инорму подвижности.

Качество саморезов пометаллу определяет ГОСТ 11650-80. Здесь учитывается номинальный диаметр резьбы, шаг резьбы, высота головки, радиус сферы головки, радиус подголовкой, длина самореза иматериал.

ВФорме 2 прописываются сведения окачестве итехнических характеристиках товара, наименование товара иуказание натоварный знак, требуемый параметр изначение, предлагаемое участником, иединицы измерения товара.

Вкаждой Форме 2 должна быть инструкция позаполнению, которая расшифровывает те илииные символы.

Указывая характеристики товара, заказчик должен ориентироваться наГОСТ итребования заказчика. Если указан союз «или», нужно представить одно изуказанных значений.

Например, ГОСТ нацементный раствор разрешает выбирать назначение— кладочный илиштукатурный, иинструкция тоже содержит слово «или». Можно выбрать одно значение ипрописать длянего остальные характеристики.

Например, параметр расслаиваемости указан вквадратных скобках. Можно указать его, кпримеру, как «недолжен превышать [10]». Параметр вскобках менять нельзя.

Если значение товара, указанное участником закупки, хоть вчем-тонесовпадает синструкцией илиГОСТ, форма-2 будет отклонена.

Чтобы этого избежать, важно читать инструкцию. Если заказчик забыл приложить инструкцию кдокументации, нужно написать ему запрос наразъяснение конкретных символов.

Кпримеру, втендере напоставку гвоздей требуются строительные гвозди. Винструкции указано, чтонужно убрать слово «требуется». Тогда взаявке просто будет указано «гвозди строительные». Их условный диаметр недолжен быть меньше 2 мм ибольше 2,5 мм. Согласно ГОСТ 4028-63, подэто условие подходят два значения— 2 и2,5. Заказчик разрешает брать крайние значения.

Можно выбрать условный диаметр стержня— 2, например, исогласно ему прописывать другие характеристики: длину гвоздя, размер a инаименьший диаметр головки.

Приусловном диаметре стержня 2 можно выбрать длину гвоздя 40 или50 мм (вдиапазоне от40 до60 мм). Если взять диаметр 40 мм, размер а= 1,75. Наименьший диаметр головки для1,75— 4 мм, чтоподходит подтребования «небольше 5 мм».

Всоставе заявки нужно указать один вариант каждого параметра— конкретное значение илидиапазон.

Предложение окачественных, функциональных иобэкологических характеристиках объекта закупки дляэлектронного конкурса

Участник закупки должен следовать требованиям конкурсной документации. Либо там будет указано, чтонужно перевести техническое задание вутвердительную форму, либо, наоборот, нельзя будет дублировать требования инужно будет составить предложение самостоятельно, например, привести методику выполнения тех илииных работ.

После рассмотрения первых частей заявок дляучастия вэлектронном конкурсе заказчик неможет отклонить заявку, даже если предложения окачественных, функциональных иобэкологических характеристиках объекта закупки взаявке нет.

Какие уставные документы нужны участнику закупки

Втребованиях кзаявке пункта обуставных документах нет, потому чтоуставные документы заказчику отправляет несам участник, аэлектронная площадка, накоторой размещена закупка. Дляэтого используется личный кабинет.

Задача участника— предоставить актуальные документы.

Уставные документы дляюрлиц

• Устав
• Решение окрупной сделке
• Документ ополномочиях, решение оназначении либо доверенность
• Выписка изЕГРЮЛ (выданная неранее чем за6 месяцев)
• Паспортные данные руководителя
• Свидетельства ОГРН/ИНН (невходит всписок обязательных документов)

Уставные документы дляИП

• Паспорт (нужно отсканировать все страницы, включая обложку ипустые страницы)

• Выписка ЕГРИП (выданная неранее чем за6 месяцев)

• Свидетельства ОГРН/ ИНН (дополнительные документы)

Уставные документы дляфизлица

• Паспорт (копии всех страниц, включая обложку)
• Свидетельство ИНН, СНИЛС (дополнительные документы)

Какие квалификационные документы нужны дляучастия взакупках

Квалификационные документы помогают участнику закупки подтвердить опыт, репутацию, наличие оборудования икадров.

Ктаким документам вконкурсах изапросах предложений относятся:

• копии договоров, контрактов иактов (подтверждают опыт участника);
• копии отзывов (свидетельствуют оделовой репутации);
• копии накладных, чеков, договоров аренды (указывают наналичие материально-технических ресурсов, оборудования;
• копии трудовых книжек, договоров, штатного расписания, аттестатов, дипломов (доказывают наличие кадров).

Хорошо подготовленные квалификационные документы помогут участнику набрать наибольший балл поквалификации. Всостав заявки можно также включить приложения идополнительные соглашения кконтракту.

Как делить заявку начасти

Это зависит отспособа проведения закупки. Некоторые документы (например, лицензии идокументы, подтверждающие страну происхождения товара) нужны только втом случае, если применяется нацрежим идеятельность участника закупки лицензируется.

Чтобы точно понимать, какие документы нужно включить взаявку, нужно внимательно прочитать инструкцию иизучить документацию кзакупке.

Электронный аукцион

Впервую часть заявки входят согласие иконкретные показатели товара.

Вовторую часть включаются сведения обучастнике (анкета), декларация пост. 31 Закона №44-ФЗ, декларация СМП/СОНКО/ОИ/УИС, лицензии/выписки СРО, документы натовар, документы понацрежиму, уставные документы изличного кабинета.

Электронный запрос котировок

Единая заявка (ненужно делить начасти) включает согласие, конкретные показатели товара, сведения обучастнике (анкета), декларация пост. 31 Закона №44-ФЗ, декларация СМП/СОНКО/ОИ/УИС, лицензии/выписки СРО, документы понацрежиму, уставные документы изличного кабинета.

Электронный конкурс

Первая часть заявки (анонимная) состоит изсогласия, конкретных показателей товара ипредложения качественных, функциональных иэкологических характеристик товара.

Вовторую часть входят сведения обучастнике (анкета), декларация ст. 31 Закона №44-ФЗ, декларация СМП/СОНКО/ОИ/УИС, лицензии/выписки СРО, документы натовар, документы понацрежиму, квалификационные документы, уставные документы изличного кабинета.

Как указывается цена

Вэлектронном аукционе цену ненужно прописывать всоставе заявки— она определяется вдень торгов ваукционном зале.

Электронный запрос котировок иэлектронный конкурс предполагают, чтоцена указывается приподаче заявки наэлектронной площадке.

Причины отклонения заявок

Неудивительно, чтоэти причины связаны сошибками, которые допускают участники. Чаще всего они допускают следующие недочеты:

• прописывают характеристики товара, которые несоответствуют требованиям закупки;
• указывают диапазон дляхарактеристики сконкретной величиной;
• игнорируют единицы измерения иколичество товара;
• неназывают страну происхождения товара (принацрежиме);
• невносят ИНН руководителя/учредителя (врезультате заказчик неможет проверить реестр недобросовестных поставщиков);
• прикладывают неполный пакет документов;
• нарушают анонимность впервой части заявки электронного конкурса.

Чтобы недопускать эти ошибки, важно тщательно изучать документацию закупки, техническое задание ипроект контракта, следовать инструкциям заказчика позаполнению заявки, просить его разъяснить непонятные моменты иприкладывать кзаявке полный комплект документов.